إعداد/ ياسر حمدي حامد
إدراج
ترقيم للصفحات page Numbers
تغيير
شكل الجداول بإضافة حدود وتظليل الخلفيات
إجراء
عملية المعاينة قبل الطبـاعة
يعد برنامج معالج الكلمات Word processing الخاص بشركة ميكروسوفت Microsoft هو أحد برامج الحزمة المكتبية المتكاملة Microsoft Office ويعتبر هو التطور الطبيعى لبرامج الكتابة القديمة والتى كان أبرزها برنامج Word Perfect ولكن مع بداية ظهور نظام الويندوز فى التسعينات ظهرت الحاجة لوجود برامج معالجة الكلمات تعمل فى بيئة الويندوز ومن هنا ظهر برنامج Winword ومر بتطورات عديدة مروراً بـ Word 97 ثم Word 2000 حتى وصلنا إلى Word XP وأخيراً Word 2003.
وما يهمنا شرحه الآن هو Word XP حيث أنه مازال البرنامج الأوسع إنتشاراً حالياً مع الإنتشار الطاغى للويندوز اكس بى حيث يعد Word XP هو تطور حقيقى لسابقيه Word 97 و Word 2000 مع الحفاظ على السمات الأساسية المميزة لبرنامج الـ Word حيث:
يقوم بمعالجة الكلمات العربية والإنجليزية.
العمل على أكثر من مستند فى وقت واحد.
التحكم فى أنواع الخطوط وأحجامها.
تنسيق الصفحات والفقرات.
إدراج الجداول والرسومات البيانية.
هذا بالإضافة إلى العديد والعديد من التطبيقات والمميزات الاخرى.
ولعل أهم ما يميز البرنامج هو سهولة استعمال الأوامر من خلال وجودها فى قوائم الأوامر، وذلك من خلال وجودها فى شريط الأدوات.
هناك طريقتين أساسيتين لتشغيل البرنامج :
1- من خلال قوائم الويندوز عن طريق الضغط على الزر Start ثم Programs ثم اختيار الأيقونة الخاصة به وهى وفقاً للشكل التالى:
2- من خلال شريط اختصار ميكروسوفت أوفيس
وبعد الضغط على الأيقونة الخاصة ببرنامج Word XP سوف تظهر لنا شاشة الترخيص تلك:-
ثم تظهر الشاشة الإفتتاحية الخاصة بالبرنامج بها صفحة بيضاء لكتابة مستند جديد عليها وتظهر الشاشة على الشكل التالى:
وهى نفس الشاشة الخاصة بالنسخ الأقدم من الـ Word حيث تم المحافظة على السمات الأساسية فى البرنامج إلا أنها تميزت بألوان وجرافيك متميز يمنح المستخدم القدرة على التواصل مع البرنامج دون الإحساس بالملل.
وبعـد التعـرف على شرائـط الأدوات الرئيسيـة فى برنامج معالج الكلمات Microsoft Word XP وقبل البدء فى شرح كيفية الكتابة والتنسيق وغيرها من الأوامر، ينبغى أولاً أن نتعرف على أهم قائمة رئيسية بالبرنامج مع التعرف على أهم الأوامر بها:-
لفتح ملف جديد لأول مرة
نختار الأمر جديد New من قائمة ملف File
نختار Normal ثم موافق Ok
لفتح ملف موجود من قبل:-
نختار الأمر فتح Open من قائمة ملف File
ثم سوف تظهر لنا الشاشة التالية:-
وعندها نختار الملف المراد فتحه والمعد مسبقاً لإجراء أى تغييرات عليه.
لإغلاق الملف الحالى
نختار الأمر إغلاق Close من قائمة ملف File
لحفظ ملف
نختار الأمر حفظ بإسم Save as من قائمة ملف File وذلك لحفظ ملف لأول مرة.
نختار الأمر حفظ Save من قائمة ملف File وذلك لحفظ ملف تم إجراء تعديلات عليه.
كيفية تجهيز وإعداد صفحة العمل التى سوف يتم فيها الكتابة وذلك من خلال
إختيار الأمر إعداد الصفحة Page Setup من قائمة ملف File وسوف تظهر الشاشة التالية:-
ومن نفس القائمة نستطيع إختيار الزر الورق Paper وذلك حتى نتمكن من تحديد حجم الورق المراد الكتابة فيه وذلك على النحو التالى:-
وبالضغط على الزر موافق Apply يتم تفعيل الإختيارات التى قمت بها سواء حجم الورقة المستخدمة، أو تحديد هوامش الصفحة.
أما الأمر الخاص بطباعة المستند فسوف يأتى شرحه فى نهاية هذا الملف
ولإنهاء عمل البرنامج وليس المستند
الحالى فقط:
نختار الأمر إنهـاء Exit من قائمة ملف File .
وعندها سوف يتم إغلاق برنامج Word XP .
• والآن بعد أن تعرفنا على الملامح الأساسية لبرنامج الوورد اكس بى وبعد التعرف على أهم قوائم الأوامر الموجودة به نأتى إلى كيفية الكتابة داخل مستند الوورد:
- عندما يظهر مؤشر بداية الكتابة كما فى الشاشة السابقة فى إتجاه اليمين فإن هذا يعنى أن الكتابة سوف تتم باللغة العربية.
- وعند الرغبة فى الكتابة باللغة الإنجليزية فإننا نستطيع ذلك من خلال استخدام لوحة المفاتيح عبر الضغط على زرى Alt + Shift يسار – وعند الضغط عليهما مرة أخرى يتم تحويل الكتابة مرة أخرى للغة العربية وهكذا- مع ملاحظة أن ذلك سوف يحافظ على نفس إتجاه النص سواء باليمين أو باليسار.
- وإذا كان إتجاه النص نحو اليمين وباللغة العربية، وأردنا أن نحول إتجاه النص إلى اللغة الإنجليزية وبإتجاه اليسار فإننا نضغط على Ctrl + Shift يسار.
تتم عملية التحرك داخل المستند بطريقتين هما:
1- عن طريق الماوس
2- عن طريق الأسهم ولوحة المفاتيح وفقاً للجدول الآتى:-
- قبل إجراء أى تنسيق داخل النص يجب أن نتعرف أولاً على عملية التظليل والتى لا نستطيع بدونها إجراء أى تغييرات على النص
- ونستطيع تظليل النص المراد إجراء تغييرات عليه إما عن طريق الماوس وذلك بالوقوف على أول النص ونمشى بالماوس حتى نهاية النص المستهدف، أو بالوقوف أقصى يمين المستند ونضغط على الزر يمين الماوس وسوف يتم تظليل السطر بأكمله.
- أما عن الطريقة الأخرى للتظليل فهى بإستخدام لوحة المفاتيح عن طريق الضغط على الزر Shift + أزرار الأسهم
- وبعد أن أتممنا عملية التظليل نبدأ فى تحديد نمط ونوع وحجم الخط المراد الكتابة به وذلك بالضغط على الأيقونات الخاصة بذلك من خلال شريط أدوات تنسيق وفقاً للشكل التالى:-
وبعد أن حددنا الخط نبدأ فى وضع المؤثرات الجمالية الخاصة بنا فى النص، والتى سوف تظهر النص بشكل جمالى وتظهر مدى مهاراتنا فى استخدام الوسائل المتاحة فى برنامج معالجة الكلمات لإظهار النص فى أفضل صورة ممكنة. وفيما يلى العناصر الأساسية للتنسيق الجمالى للنص:-
وبذلك نكون قد شرحنا كيفية تنسيق النص، وسوف نورد مثالاً توضيحياً لنص أو جملة تم تنسيقها:-
وهى عملية فى غاية الأهمية وبخاصة عند كتابة الرسائل والأبحاث وغير من المستندات التى تعتمد على أن تكون اللغة التى تكتب بها فى سليمة وفى غاية الدقة، وتسهيلاً لهذه العملية ونظراً لأهميتها فإننا سوف نجد الأيقونة الخاصة بها فى شريط الأدوات القياسى
أو من خلال فتح القائمة أدوات ومن ثم نختار تدقيق إملائى ونحوى أو بالضغط على الزر F7
وبعد الضغط على الأمر (تدقيق إملائى ونحوى) تظهر لنا الشاشة التالية:-
هذا ولكى نعى الفرق بين التدقيق الإملائى والنحوى فإننا سوف نجد التدقيق الإملائى يضع تحت الخطأ الإملائى خط أحمر، أما التدقيق النحوى فيضع تحت الخطأ النحوى خط أخضر.
من مميزات برنامج الوورد اكس بى أننا نستطيع البحث عن كلمة معينة فى كامل المستند وكذلك إمكانية إستبدالها بكلمة أخرى وذلك بفتح قائمة تحرير Edit ومن ثم نختار بحث Search كما فى الشكل التالى:-
وبعد الضغط على الأمر بحث Search أو باستخدام لوحة المفاتيح Ctrl+F تظهر لنا الشاشة التالية:-
عند إستبدال كلمة بأخرى نضغط على نفس القائمة السابقة أو بالضغط على Ctrl + H
وسوف تظهر لنا الشاشة التالية:-
إدراج ترقيم للصفحات page Numbers
وهى من أهم السمات المميزة لبرامج معالجة الكلمات حيث يعطينا الفرصة لترقيم صفحات المستند دون أى عناء بمجرد الضغط على عدة أزرار بإستخدام الماوس ودون حدوث أى نسبة خطأ، وذلك يتم بفتح قائمة إدراج insert ومن ثم الضغط على الزر أرقام الصفحات Page Numbers كما فى الشكل التالى:-
وعندها سوف يظهر لنا المربع الحوارى التالى:-
وبهذا نكون قد أدرجنا أرقام للصفحات داخل المستند مع قدرتنا على تحديد ما يلى:-
موضـــع الترقيم: سواء كان بأسفل أو أعلى المستند.
إتجــــاه الترقيم: سواء كان إلى اليمين أو إلى اليسار أو فى الوسط.
إختيار شكل الترقيم: سواء كان حروف أو أرقام وذلك بالضغط على زر تنسيق.
وبعد الضغط على زر موافق يتم تأكيد عملية إدراج أرقام للصفحات داخل المستند.
وتتم تلك العملية بإختيار قائمة إدراج Insert ثم الضغط على زر رمز Symbols كما يتضح فى الشكل التالى:-
وعندها سوف يظهر لنا المربع الحوارى التالى:-
وبعد إختيار الرمز المناسب لى من قائمة أشكال الرموز سواء من نوع الخط الحالى أو بتغيير نوع الخط والذى سوف يترتب عليه تغيير فى أشكال الرموز، نضغط على زر إدراج Insert وعندها سوف نجد الرمز الذى تم إختياره من القائمة فى مكانه المحدد من قبلى داخل المستند.
لإضافة اللمسات الجمالية للنص ينبغى إدراج بعض الصور التى تعبر عن الموضوع الذى يتم التحدث عنه، سواء كان ذلك من مكتبة البرنامج أو صورة مخزنة على الحاسب تم عمل مسح ضوئى لها من خلال جهاز الماسح الضوئى Scanner وتم تخزينها بواسطة المستخدم على الحاسب كما سيتضح فى الشكل التالى :-
ثم سوف تظهر لنا الشاشة التالية التى سنختار منها الصورة المناسبة لوضعها بالمستند.
وبعد إختيار الصورة المناسبة من المجموعات الموجود ببرنامج الوورد نقوم بالضغط على الصورة المختارة بواسطة الزر الأيمن للماوس ونختار الأمر نسخ Copy ، وبهذا يكون لدينا صورة مخزنة فى ذاكرة الحاسب حتى نقوم بعمل لصق Past لها فى المكان الذى أريده مثلما يظهر لنا فى الشكل التالى:-
وبعد وضع الصورة فى الموضع المحدد من طرف المستخدم، نجد أنه بمجرد إختيار الصورة سوف يظهر شريط أدوات خاص بالصورة وهو على الشكل التالى:-
ويمكننا من خلال هذا الشريط ما يلى:-
وبعد معرفة كيفية إنشاء نص وتنسيقه وإضافة عليه مؤثرات جمالية أخرى داخل النص ينبغى لنا أن نتعرف على عملية إنشاء الجداول وتنسيقها:
هناك طريقتين لإنشاء الجدول إما عن طريق
1- شريط الأدوات القياسى وذلك بالضغط على أيقونة رسم الجدول وهى أسرع الطرق لإنشاء الجداول بسهولة ويسر.
ونستطيع عن طريق الماوس إختيار عدد الأعمدة والصفوف بكل سهولة ويسر، ولكن يعيب هذه الطريقة أن ارتفاع الأعمدة وعرض الصفوف يكون الإفتراضى Default، وبالتالى فإن هذه الطريقة تنفع كثيراً فى حالة ما إذا كان الجدول قليل الأعمدة. أما إذا كان الجدول ذو عدد كبير من الأعمدة فيلزمنا هنا اللجوء إلى الطريقة الثانية لإنشاء الجدول وهى:-
2- من خلال قائمة جدول Table وذلك بالضغط على قائمة جدول ثم إدراج ثم اختيار جدول وفقاً للشكل التالى:-
وعندها سوف تظهر لنا الشاشة التالية:-
- وفى الشاشة السابقة خير شرح على كيفية إدراج الجدول من خلال النصف العلوى للقائمة – حجم الجدول – والذى يشتمل على تحديد عدد الأعمدة وعدد الصفوف المكونة للجدول.
- أما عن النصف السفلى للقائمة – أسلوب الاحتواء التلقائى – والتى من خلالها نستطيع التحكم فى عرض العمود سواء بإدخال رقم معين أو بإختيار الأمر (احتواء تلقائى للمحتويات) والخاص بجعل كل عمود يكفى محتوياته فقط.
- أما عن إختيار (تنسيق تلقائى) فهو تنسيق معد مسبقا من جانب البرنامج لتسهيل وسرعة العمل وإنشاء الجداول.
- وبعد الضغط على الزر موافق يتم تأكيد إنشاء الجدول وفقاً للمواصفات التى وضعتها بنفسى، وفيما يلى مثال على إنشاء جدول.
مثـال:
نريد إنشاء جدول بعدد 6 أعمدة و 5 صفوف على أن يكون عرض العمود 2سم، على أن نحدد أى تنسيق تلقائى نريده.
ينبغى أولاً أن نظهر قائمة إدراج جدول من خلال قائمة جدول وعندها سوف تظهر شاشة الإنشاء والتى نحدد فيها عدد الأعمدة والصفوف وعرض الأعمدة وهنا نكتب كما هو فى الشكل التالى:-
وبعد أن حددنا عدد الأعمدة وعرض الصفوف وعرض الأعمدة نضغط على زر تنسيق تلقائى وعندها سوف تظهر لنا الشاشة التالية:-
وبعد الضغط على الزر موافق سوف يظهر لدينا الجدول التالى:-
وبعد أن تم إعداد الجدول وفقاً لمتطلباتى نبدأ فى إدخال البيانات داخل الجدول حتى يظهر الجدول فى شكله النهائى كالتالى:-
السن الوظيفة العنوان الإسم الكود مسلسل
34 دكتور اسكندرية أحمد 001 1
33 مهندس القاهرة عمرو 002 2
35 طيار أسيوط عصام 003 3
39 محاسب طنطا شريف 004 4
تغيير شكل الجداول بإضافة حدود وتظليل
الخلفيات
وسوف نتطرق الآن لتغيير إعدادات الجدول وإضافة بعض المحسنات عليها كالتالى:-
- إذا كان لدينا الجدول السابق ولكن دون أى مؤثرات ونريد إضافة تلك المحسنات التوضيحية بأنفسنا دون استخدام التنسيق التلقائى للجدول فإننا نقوم بما يلى:-
- أولاً نقوم بإختيار العمود المراد إدراج خلفية له وذلك بالوقوف بالماوس أعلى العمود مباشرة حتى يظهر لنا سهم أسود صغير، وهذا يعنى أنه قد تم إختيار العمود المطلوب وذلك على الشكل التالى:-
السن الوظيفة العنوان الإسم الكود مسلسل
34 دكتور اسكندرية أحمد 001 1
33 مهندس القاهرة عمرو 002 2
35 طيار أسيوط عصام 003 3
39 محاسب طنطا شريف 004 4
- ثم بعد ذلك نختار الأيقونة الخاصة بتغيير لون الخلفية فى الجدول والتى توجد فى شريط الجدول وذلك على النحو التالى:-
ومن خلال الضغط على السهم الصغير الموجود بجانب الأيقونة سوف تظهر لنا مجموعة الألوان التى نستطيع الخيار منها.
وبالطبع نستطيع تغيير لون الخلفية بالجدول كله بنفس الطريقة السابقة.
إجراء عملية المعاينة قبل الطبـاعة
وذلك إما بالضغط على الأيقونة الخاصة بها من شريط الأدوات القياسى وهى على شكل عدسة مكبرة على ورقة بيضاء أو من خلال قائمة ملف File وذلك بالضغط على أمر معاينة قبل الطباعة Print Preview، وعندها سوف يظهر لنا الشكل النهائى للصفحة أو الصفحات التى يتكون منها المستند بهدف مراجعتها قبل الطباعة مباشرة حتى تكون بروفة نهائية قبل عملية الطباعة وذلك كما سوف يتضح فى الشكل التالى:-
هناك طريقتين لإجراء عملية الطباعة:-
1- من خلال شريط الأدوات: وذلك من خلال أيقونة على شكل الطابعة فى شريط الأدوات القياسى، ومن خلالها نستطيع طباعة المستند بأكمله، وبمجرد الضغط على الأيقونة سوف تبدأ عملية الطباعة فوراً، أما فى حالة طباعة صفحات معينة أو المستند بأكمله أيضاً فإننا لابد وأن نتبع الطريقة الثانية.
2- من خلال قائمة ملف File: وذلك بالضغط على الأمر طباعة Print وعندها سوف تظهر لنا القائمة التالية:-
• ثم يتم الضغط على الزر موافق Apply لتأكيد عملية الطباعة.
• وبعد أن قمنا بإجراء عملية الطباعة نقوم الآن بإغلاق الملف إما بطريقة القوائم (فتح قائمة ملف File ثم إختيار إغلاق Close أو بالضغط على الزرين Ctrl + W معاً.
• وإذا أردنا أن نقوم بإغلاق برنامج Word XP نفتح قائمة ملف File ثم نختار الأمر خروج Exit أو بالضغط على الزرين Alt + F4 معاً.
