ميكروسوفت أكسيس Microsoft Access
الوظائف الأساسية لبرمجيات Access
مميزات قواعد بيانات Microsoft Access
العناصر الأساسية (الكائنات) في قواعد بيانات ACCESS
يعتبر برنامج Microsoft Access احدي البرمجيات الخاصة بنظم إدارة قواعد البيانات والذي يسمح بتسجيل وحفظ ومعالجة وإدارة مجموعات ضخمة من البيانات والمعلومات
وبناء عليه يعتبر برنامج Microsoft Access واحد من البرمجيات والتي تستخدم في ترتيب قواعد البيانات واستخراج النتائج منها وعمل الاستفسارات اللازمة.
وهو عبارة عن برنامج يعمل تحت بيئة Windows ويحتوي على مجموعة متنوعة من الكائنات التي يمكن استخدامها لعرض المعلومات وإدارتها مثل الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات ووحدات لماكرو ووحدات نمطية وصفحات وصول للبيانات.
يطلق على قواعد بيانات Microsoft Access اسم قواعد البيانات العلائقية ويقصد بها قواعد البيانات التي تكون الجداول فيها مترابطة مع بعضها البعض بعلاقات في حقل واحد أو أكثر .
والهدف الأساسي من ربط الجداول هو منع تكرار البيانات والحد من مساحات التخزين الضائعة والرفع من كفاءة قاعدة البيانات.
الوظائف الأساسية لبرمجيات Access
1. حفظ واختزان المعلومات:
حيث تضطلع قاعدة البيانات بحفظ ومعالجة مجموعات من المعلومات المرتبطة بهدف أو
موضوع معين. ومن الممكن الإضافة إلي هذه المعلومات وإجراء عمليات التحديث عليها
وتنظيم وترتيب هذه المعلومات بشكل جيد
2. البحث عن المعلومات:
مع قاعدة البيانات أصبح من اليسير إلي حد كبير الوصول إلي البيانات والمعلومات
المراد الوقوف عليها. فعلي سبيل المثال من الممكن استعراض قائمة بمؤلفات مؤلف معين،
ليس هذا فقط فمن الممكن تعميق استراتيجية البحث فعلي سبيل المثال يمكن عرض أسماء
المستعرين في مكتبة معينة والأوعية المعارة لهم وفترة الإعارة....
3. تحليل وطباعة المعلومات
من الممكن القيام بعمليات حسابية إلي جانب المعالجات علي محتويات القاعدة من
البيانات الأمر الذي يساعد كثيراً في اتخاذ القرارات, كما يمكن طباعة تلك النتائج.
ميكروسووفت أكسس Microsoft Access هو برنامج لإنشاء وتصميم قواعد بيانات تمكن
هذه القواعد من:
1. تسجيل أسماء أشخاص أو مؤسسات وعناوينهم وأرقام هواتفهم.
2. تسجيل مبيعات ومشتر وات واستخراج فواتير متنوعة.
3. تسجيل بيانات ودرجات طلاب واستخراج نتائجهم.
4. مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم.
5. فهارس كتب ومكتبات وإعارات .
6. عاملين في المؤسسة وتقارير بالمستحقات والأجازات.
7. اتصالات إدارية (صادر ووارد)
8. مكاتب سفريات وحجوزات.
9. تسجيل تبرعات ومصروفات وأنشطة خيرية.
10. فهارس مكتبات صوتية (أشرطة صوتية ).
مميزات قواعد بيانات Microsoft Access:
1. جمع جميع كائنات القاعدة في ملف واحد يأخذ الامتداد MDB، وهذا ولاشك أسهل في
التعامل مع القاعدة وإن كان قد يمثل خطورة على القاعدة من جهة أن تلف هذا الملف
يؤدي كذلك إلي تلف كل كائنات القاعدة.
2. استيراد وتصدير أنواع مختلفة من البيانات إلى برامج مجموعة الأوفيس Microsoft
Office أو إلى قواعد وبرامج أخرى.
3. تعدد درجات الأمان في القاعدة وتعدد المستخدمين.
4. إمكانية وضع القاعدة على شبكة اتصالات داخلية وتشغيلها من عدة مستخدمين في آن
واحد.
5. وجود خصائص وطرق تمكن المستخدم من التحكم الكامل في القاعدة وبياناتها ومنع تغيير تصميمها.
العناصر الأساسية (الكائنات) في قواعد بيانات ACCESS
وقد وضعت شركة ميكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم لإدخال البيانات واستخراجها من القاعدة وطباعتها، وهذه الكائنات هي:
الجداول أو القوائم:
وهي التي تجمع كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بموضوع معين، بعبارة أخري، تعتبر الجداول أماكن تخزين البيانات في قاعدة البيانات، وتتكون الجداول من: حقول (أعمدة): والعمود هي فئة محددة من المعلومات الموجودة داخل القائمة
والتسجيلات (صفوف): وهي سلسلة من المعلومات التي تتعلق بمدخل معين (شخص، كتاب، سلعة....)
استعلامات:
وهي كما يتضح من اسمها فهي عبارة عن استعلام عن بيانات معينة في القاعدة تنطبق عليها معايير أو شروط محددة، أو كائنات لتنفيذ عمليات على البيانات في الجداول كحذف سجلات أو تحديثها أو إنشاء الجداول أو إَلحاق سجلات بها. وهي التي تسمح باستخلاص المعلومات التي يكون المستخدم في حاجة إليها مع تحديد المعايير والمقاييس الخاصة بالاستفسار لتعيين المعلومات المراد البحث عنها.
النماذج:
عبارة عن وسيلة سريعة للإطلاع وتسجيل وتعديل البيانات الخاصة بقاعدة البيانات. وهي تعرض عادة كل تسجيلة علي حدا مع توفير إمكانية إدخال بيانات جديدة
التقارير:
وهي كائنات عرض وطباعة البيانات بأشكال وطرق وتنسيق متنوعة. وهي تعطي ملخصات عن المعلومات التي تتضمنها القاعدة، كما يمكن إجراء العديد من المعالجات والعماليات الحسابية التي تهدف إلي تحليل البيانات.
الصفحات:
وهي صفحات تعرض البيانات في ملفات من نوع HTML منفصلة عن ملف القاعدة الأساسي وذلك لعرضها على شبكة الانترنت .
الماكرو:
أبسط تعريف له هو كائن يمكن وضع أمر أو عدة أوامر أو إجراءات فيه ليتم تنفيذها.
الوحدات النمطية:
هي مكان تخزين أوامر وإجراءات ليتم تنفيذها أو استدعاؤها بأكثر من طريقة وتختلف عن الماكرو بإمكانية التحكم في هذه الأوامر بشكل أكبر وأنها ذات إمكانيات أوسع وأكبر وأدق وتحكم أكثر فيها.